ZAPISY ONLINE – checklista obowiązków prawnych, dzięki której sprawdzisz, czy robisz to legalnie

Dzisiaj pokażę Wam jak prosto sprawdzić, czy Wasza ścieżka zakupów online, zapisów przez stronę www, a nawet przez maila jest poprawna i zgodna z prawem. Musimy pamiętać, że w momencie udostępnienia klientowi możliwości zakupu czegokolwiek na odległość podchodzimy już pod całkiem inne regulacje, niż te, kiedy zakup występuje fizycznie przy recepcji. 

Zatem jako kolejny punkt na naszej checkliście w ramach “niezbędnika właściciela klubu fitness” na tapet bierzemy ZAPISY ONLINE: 

Na potrzeby lepszego zrozumienia artykułu, będę używał uproszczeń, prostego języka i łatwych do wyobrażenia porównań – nie jest to artykuł dla prawników, nie chodzi też o to byście Wy jako właściciele zaczęli się doktoryzować z prawa – chodzi o to by w prosty sposób zrozumieć skomplikowane zagadnienia, które Was dotyczą i byście sami ocenili co warto wiedzieć jako właściciel i  jakie interesy wypadałoby zabezpieczyć, by uniknąć rozczarowań w razie sporów. 

KONSUMENT ZNÓW JEST CHRONIONY USTAWĄ 

Wielu przedsiębiorców nie wie o tym, że zakupy w sklepie fizyczny, a zakupy przez Internet to dwa, różne tematy. Koniec końców obsługujemy konsumentów w dokładnie ten sam sposób, jak byśmy przyjmowali płatność fizycznie, nie wiedząc nawet, że nie wyczerpujemy obowiązków informacyjnych oraz zaleceń, wynikających z ustawy o prawach konsumenta. Co zatem warto wiedzieć? 

– Procedura zakupów online – możemy zrealizować zakup usługi lub produktu na 3 sposoby. Najprostsza to wysłanie danych do przelewu mailem, z prośbą o odesłanie potwierdzenia. Druga, którą preferuje wiele małych punktów usługowych, to zwykły formularz kontaktowy na stronie z opcja “dodaj plik”, którym prosimy o dołączenie potwierdzenia przelewu. Trzecia, bardziej zorganizowana forma, to platforma do zakupów online. 

Bez względu na to, jaką z tych 3 form wybierzemy, każda podlega pod definicję “zakupów na odległość i umowę zawartą poza lokalem przedsiębiorstwa (w zależności od konfiguracji). Co zatem musimy spełnić: 

1. Obowiązek informacyjny – musimy poinformować konsumenta o jego prawie do:

ZE STANDARDOWYCH: 

• tym co w zasadzie sprzedaje i jak będzie odbywał się kontakt, 
• kim jest i podać wszelkie wymagane dane, 
• skąd jest z podaniem adresu, pod który się kontaktować, 
• łącznej cenie wraz z podatkami lub istnieniu opłat dodatkowych, 
• kosztach związanych z kontaktem (w przypadku naliczania opłat tel itp.), 
• sposobie i terminie zapłaty. 

 

ROZBUDOWANYCH: 

• sposobie rozpatrywania reklamacji, 
• prawie do odstąpienia od umowy oraz wskazaniem wzoru formularza, 
• kosztach zwrotu towaru i regulacji tego kto je ponosi, 
• obowiązku poniesienia kosztów, gdy odstąpienie nastąpi po rozpoczęciu świadczenia, 
• przypadków gdy konsument traci prawo do odstąpienia, 
• i kilka innych, pobocznych informacji, jeśli specyfika usługi tego wymaga. 

Są również wyłączenia, jak to, które widnieje na stronach UOKiK: “Wymogi i uprawnienia stron umowy (np. możliwość odstąpienia) związane z jej zawarciem poza lokalem przedsiębiorstwa nie znajdują zastosowania w przypadku umów, w których kwota do zapłaty nie przekracza 50 zł” – je jednak rekomendowałbym, by stosować to do wszystkich usług na odległość, by się po prostu przyzwyczaić do tej formy informowania, akceptacji regulaminu i procedur, by nie wpaść w pułapkę związaną z tym, że przyzwyczajamy personel, że część usług, czy towaru sprzedajemy w inny sposób. 

2. Regulamin zakupów online, to nie regulamin usługi czy placówki– często przedsiębiorcy dają podczas akceptacji zapisów online do akceptacji regulamin placówki lub danej usługi, a to całkiem coś innego. Pomijając fakt, że nie wyczerpują on obowiązku informacyjnego, to nie reguluje również kwestii związanych z płatnościami i zasadami sprzedaży towaru. Wszystkie wymogi z pkt. 1, warto zawrzeć w osobnym regulaminie i to do jego akceptacji zobligować kupującego. Do regulaminu dołączyć wzory związane ze zwrotami, a w przypadku zapisów przez maila, po prostu dołączyć takowe w formie pdf’a jako załącznik.

3. Check boxy wracają – podobnie jak w poprzedniej części cyklu, uczulam na check boxy i to, że jedynymi obowiązkowymi mogą być te, które są niezbędne do realizacji usługi. W tym przypadku będzie to polityka prywatności, regulamin zakupów i regulamin klubu. Check boksy marketingowe, profilowanie danych czy newsletter muszą zostać jako nieobowiązkowe i nie mogą być domyślnie zaznaczone.

*pamiętajcie, że Polityka Prywatności usługi/firmy, może nie być tym samym co Polityka Prywatności zakupów online, wróćcie do poprzedniej części tego cyklu o RODO, by dowiedzieć się więcej. 

  

4. Ciekawostki związane z prawami konsumenta, które warto mieć na uwadze:

• INDYWIDUALNE PRZYGOTOWANIE POD ZAMAWIAJĄCEGO: 

Jeśli usługa lub produkt, będzie przygotowany pod indywidualne zamówienie istnieje możliwość odmówienia prawa do odstąpienia od umowy. Są to jednak sytuacje mocno indywidualne i warto przygotować tego typu ofertę z prawnikami, tak by wyczerpywała wszelkie znamiona usługi indywidualnej na zamówienie. W kwestii produktów jest o wiele łatwiej, wystarczy oferować grawer lub inną formę zindywidualizowania oferowanej rzeczy. 

• OKREŚLONY DZIEŃ LUB OKRES ŚWIADCZENIA USŁUGI: 

art. 38 ustawy o ochronie konsumentów mówi o wyjątkach od których nie przysługuje konsumentowi prawo do odstąpienia. Jednym z nich jest: 

“umowa o świadczenie usług w zakresie (…) usług związanych z wypoczynkiem, wydarzeniami rozrywkowymi, sportowymi lub kulturalnymi, jeżeli w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia usługi” 

Teoretycznie moglibyśmy to podciągnąć pod placówki fitness (karnety), sprzedaż biletów lub eventów, jest to jednak cięższy orzech do zgryzienia. Zapisy regulaminu i usług musiałyby być ściśle określone, niemniej jednak pracowaliśmy już na tego typu uszczelnieniach i okazały się skuteczne. Główne zastosowanie mają tutaj koncerty, mecze itp, nie oznacza to, że sprytny prawnik nie będzie umiał tego podporządkować pod nasze usługi łącząc to również z pkt. 1, gdzie ustawa mówi o wykonaniu usługi za wyraźną zgodą konsumenta, który został poinformowany, że po spełnieniu świadczenia traci prawo do odstąpienia od umowy. Dodaje to jednak, jako ciekawostkę. 

• PISEMNE ODSTĄPIENIE = KLAUZULA ZAKAZANA? 

Odstąpienie od umowy jedynie w formie pisemnej, to również klauzula zakazana, musimy dać możliwość odstąpienia od umowy na dowolnym nośniku trwałym, by nie ograniczać konsumenta do stawienia się osobiście, skoro mógł “nie osobiście” złożyć zamówienie. 

• KIEDY Z 14 DNI ROBI SIĘ 12 MIESIĘCY? 

Jeśli sprzedawca nie poinformuje kupującego o możliwości odstąpienia od umowy w terminie 14 dni kalendarzowych, termin ulega przedłużeniu do 12 miesięcy. Jeśli przedsiębiorca się zagapi i poinformuje np. Do 2 miesiącach, prawo to (14 dni) przysługuje od dnia poinformowania. 

UOKIK AKTYWNY JAK NIGDY WCZEŚNIEJ

Pamiętajmy, że UOKiK jest wobec nas bezwzględny. W ostatnich latach, prezes tej instytucji wykazał się dość dużą nadgorliwością i przypomniał wszystkim o tym do czego ten urząd został powołany. Również branży fitenss się oberwało. Przedsiębiorcę uznaje się jako profesjonalnie zorganizowaną jednostkę, która powinna być oczytana i obeznana na polu, na jakim działa. Bez względu na to, czy zatrudnia 3 czy 300 pracowników, powinien być tak samo przygotowany. Od 2021 dodatkowo cechy konsumentów nadano również niektórym przedsiębiorcom i w szczególnych przypadkach właściciela firmy, będzie się traktować na równi z konsumentem, w przypadku, gdy sam jest osobą korzystającą z czyichś usług, nie zwalnia nas to jednak z obowiązków wobec konsumentów, którzy kupują od nas. 

Jeśli macie wątpliwości, czy Wasze dokumenty są poprawnie wdrożone, możesz skorzystać już teraz z naszego DARMOWEGO KURSU ONLINE, dotyczącego obowiązków prawnych dla właścicieli Fitnessów, Szkół Tańca i Studiów Treningowych, poniżej znajdziesz link do listy kursów – wybierz segment, który Cię interesuje i pozwól #Uzbroić się w wiedzę!