Jak samodzielnie zaudytować swoją placówkę i sprawdzić, czy nie szorujesz brzuchem po ziemi?
Autor artykułu: MICHAŁ KOSEL
—
Na potrzeby lepszego zrozumienia artykułu, będę używał uproszczeń, prostego języka i łatwych do wyobrażenia porównań – nie jest to artykuł dla prawników, specjalistów od reklamy, czy ekspertów psychologii, nie chodzi też o to byście Wy jako właściciele zaczęli się doktoryzować z prawa, ekonomii czy zarządzania – chodzi o to by w prosty sposób zrozumieć skomplikowane zagadnienia, które Was dotyczą i byście sami ocenili co warto wiedzieć jako właściciel i jakie kluczowe punkty zapalne prowadząc biznes, powinniście wziąć pod uwagę.
—
Spojrzenie w prawdzie w oczy, nie należy do najłatwiejszych
Jesteś właścicielem niezależnego klubu fitness, szkoły tańca, studia treningu lub jogi? Zdarza Ci się czuć, że ledwo ciągniesz swój biznes? Że zamiast zarządzać firmą, gasisz pożary, żonglujesz fakturami i zastanawiasz się, kiedy to wszystko zacznie się spinać? Jeśli tak, to znaczy, że pora na brutalną prawdę – audyt własnego biznesu. Zanim rynek zrobi to za Ciebie.
Oto instrukcja krok po kroku, jak sprawdzić, czy przypadkiem nie szorujesz brzuchem po ziemi – i co z tym zrobić w 2025 roku!
Policz każdy grosz – audyt finansowy
Nie będziemy się czarować – kasa to podstawa. Jeśli nie wiesz, gdzie są pieniądze, to znaczy, że już je straciłeś.
Co sprawdzić?
- Koszty stałe. Wynajem, media, leasingi. Czy coś można ograniczyć? Może wynajmujesz za dużo przestrzeni, której nikt nie używa? Czas na cięcie zbędnych metrów, które wcale na Ciebie nie pracują.
- Marże. Policz, ile zostaje w kieszeni po każdej sprzedaży. Jeśli mniej niż 30%, to znaczy, że masz problem. Ewidentnie pora na modyfikację cennika.
- Cykle płatności. Zaległości klientów? Zator w płatnościach? Dlaczego bawisz się w windykatora i prosisz się o pieniądze? Jakoś w innych firmach potrafią płacić z góry – dlaczego pozwalasz, by u Ciebie było inaczej?
Prześwietl obciążenia podatkowe:
- Dochody. Serio, policz na chłodno, ile oddajesz fiskusowi. Jeśli zaczyna Cię mdlić, to znaczy, że czas na przegląd formy prawnej – jest cała masa rozwiązań dla naszej branży, które mogłyby Cię odciążyć, a zostały przygotowane właśnie pod takie placówki jak nasze.
- VAT i ZUS. Oblicz wszystkie składki i zobacz, czy przypadkiem nie płacisz za przywilej bycia sponsorem ZUS-u. Może czas na optymalizację albo inne formy zatrudnienia?
- Podatki za pracowników. Sprawdź, czy faktycznie każdy etat i umowa zlecenie mają sens. Jeśli płacisz więcej na podatki niż na rozwój – zmień strategię.
Obroty to nie zyski – prześwietl sprzedaż
Sprzedaż może wyglądać dobrze na papierze, ale co z tego, jeśli kończysz na minusie?
Jak to sprawdzić?
- Najbardziej dochodowe produkty/usługi. Które przynoszą zysk, a które tylko generują ruch? Pozbądź się tych drugich albo je zmodyfikuj.
- Luki w grafiku. Czy masz godziny, w których sala stoi pusta? A może zajęcia, które generują mniej niż 50% obłożenia? Czas na reorganizację.
- Oferty specjalne. Czy rabaty nie zjadają Twoich marż? Premium zamiast przeceny – to Twoja nowa strategia. Jeśli menu w restauracji jest za długie, to z pewnością ciężko o utrzymanie świeżości – pomyśl o tym.
Sprawdź, gdzie ucieka czas – audyt procesów
Jeśli ciągle jesteś zajęty, ale nic się nie zmienia, to problem leży w procesach.
Co przeanalizować?
- Recepcja. Ile czasu zajmuje obsługa klienta? Zamiast zatrudniać więcej ludzi, automatyzuj – systemy rezerwacji, płatności online, powiadomienia.
- Obsługa sprzedaży. Ile kroków trzeba, żeby klient zapisał się na zajęcia? Uprość to maksymalnie.
- Zespół. Czy pracownicy robią rzeczy, które można zlecić systemowi? Jeśli tak, to marnujesz czas i pieniądze.
Zbadaj społeczność – czy ktoś za Tobą stoi?
Społeczność to nie tabela w Excelu, to Twoje fundamenty. Jeśli ich nie masz – pora je zbudować.
Jak to sprawdzić?
- Zaangażowanie klientów. Ilu z nich wraca? Ilu przyprowadza znajomych? Jeśli niewielu, to znaczy, że brakuje Ci emocjonalnej więzi.
- Wydarzenia i akcje. Czy organizujesz coś, co integruje ludzi? Pikniki, wyzwania, grupy wsparcia? Społeczność nie tworzy się sama – musisz jej w tym pomóc.
- Kanały komunikacji. Czy Twoi klienci mają miejsce, gdzie mogą się wspierać i wymieniać opiniami? Zamknięte grupy na facebooku czy whatsappie mogą idealnie się do tego nadają, pytanie, czy coś innego nie zabiera Ci czasu?
Automatyzacja – sprawdź, czy robisz za dużo ręcznie
Jeśli masz wrażenie, że wszystko zależy od Ciebie, to znaczy, że biznes działa na starych zasadach.
Co można zautomatyzować?
- Rezerwacje i płatności. Klienci sami mogą rezerwować i płacić – bez Twojego udziału.
- Raporty i analizy. Systemy do monitorowania wyników pokażą Ci, co działa, a co kuleje.
- Przypomnienia. SMS-y z potwierdzeniami i przypomnieniami o zajęciach – mniej klientów-duchów, więcej zysków.
Kiedy trzeba bić na alarm?
Po audycie masz jasność, gdzie tkwisz po kostki w błocie. Jeśli zobaczysz:
- Koszty rosną, ale klienci nie.
- Grafiki świecą pustkami.
- Procesy pochłaniają czas, zamiast go oszczędzać.
- Społeczność nie istnieje albo przestała się angażować.
…to znaczy, że czas na zmiany. Podnieś ceny, obetnij straty, wdrażaj automatyzację i buduj społeczność. Nie czekaj, aż będzie za późno. Twój biznes ma zarabiać, a nie przetrwać – przemyśl temat i przypomnij sobie dlaczego zacząłeś to robić. A następnie zadaj sobie pytanie „za czym tęsknisz”, gdy myślisz o zwykłym dniu pracy – możliwe, że sam, szybko uznasz, że pora w końcu postawić na siebie w 2025 roku!
POMOC PRAWNA DLA WŁAŚCICIELI PLACÓWEK
Jeśli dotarłeś do tego miejsca i już zaczynasz rozumieć jakiego rzędu oszczędności czasu i nerwów dałoby takie rozwiązanie i już teraz masz wątpliwości, czy Twoje dokumenty są poprawnie wdrożone, możesz skorzystać z naszego DARMOWEGO AUDYTU dla właścicieli Fitnessów, Szkół Tańca, Studiów Treningu czy Jogi – zgłoś się, wypełnij kosztorys i wybierz datę spotkania.
